Política de privacidad

POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y DATOS PERSONALES

1.- CONSIDERACIONES

1. El día 17 de Octubre de 2012, se expide por el congreso de la Republica la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales; y que fue reglamentada por el Decreto No. 1377 de 2013 – Por medio del Cual se Reglamenta Parcialmente la Ley 1581 de 2012, en la que señala unos requerimientos que deben establecer todos los responsables y encargados del tratamiento de datos personales.

2. Por lo que, teniendo en cuenta la normatividad Vigente en Protección y Tratamiento de Datos Personales, ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS decide establecer unas políticas internas con el fin de dar tratamiento adecuado a la información y datos personales que se tengan o llegaren a tener en nuestras bases de datos de nuestros clientes, proveedores, y en general de cualquier persona titular de esta información. 

3. Esta política que se crea bajo los principios constitucionales y legales para el uso responsable, seguro y confidencial de la información suministrada por cualquier persona. 

2- ALCANCE

El presente procedimiento se aplicará para todo el personal que labora en la compañía ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS que deberá tener estricto cumplimento y seguimiento por los responsables.
II. OBJETIVO 

EL objetivo de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Y DATOS PERSONALES, que en adelante se denomina - LA POLÍTICA – es de cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismo, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política. 

III. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones establecidas en la ley:

a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b. Aviso de Privacidad:Comunicación Verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

d. Dato Personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

e. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

f. Reclamo:solicitud que puede hacer el Titular en los casos en que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley

g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

i. Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IV. A QUIENES ES APLICABLE

La presente POLÍTICAes aplicable a los empleados y a todo el público en general, sean personas naturales o jurídicas que suministren sus datos personales a nuestra compañía y sean legalmente los titulares de la información y personas que suministren datos personales a nuestra base de datos por cualquier medio y que por lo tanto deba ser protegida bajo los términos legales. 

Por lo tanto, las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga susceptibles del tratamiento establecido en la ley. 

V. FINALIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES 

LA EMPRESA, en el desarrollo de su objeto social y actividades comerciales recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a: 

1. Estudios de mercado puntualmente sobre los productos y servicios que ofrece la compañía.

2. Publicidad y remisión de información correspondiente a nuestros productos y servicios. 

3.  Creación y registro de las personas con las que se tenga alguna relación comercial o contractual, como proveedores y/o Clientes de la Compañía según corresponda. 

4. Para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos y/o prestados por ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS.

5. Elaboración de estudios con fines estadísticos, financiero y comparativos. 

6. Definir documentos y acuerdos comerciales. 

7. Remisión de correspondencia, publicidad y cualquier comunicación que se requiera en desarrollo de las actividades de las partes. 

8. Emisión y Pagos de facturas, aprobación de créditos, diligenciamientos de notas créditos o pagares y demás actuaciones de carácter financiero, contable, económico, tributario y legal que se generen en el desarrollo de las actividades de cada una de las partes. 

9. y las demás actividades relacionadas con la ejecución del objeto de la empresa.

A continuación, se establece cual es el medio de recolección de la información, quien sería el titular de información, que tipo de información podría llegar a ser requerida y cuál es el alcance y finalidad de la misma: 

Medio de recolección Información Titular de la Información Tipo de Información Alcance y finalidad de uso 

Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la Compañía. 

Clientes, Proveedores, competidores y asistentes en general  

Personal (Nombre, Identificación, Dirección, teléfono, Email y contacto), Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos interés) 

Creación base de datos posibles clientes, estudios de mercado, publicidad. 

Fuerza Comercial: La cual está compuesta por los vendedores u asesores de las diferentes líneas de producto y servicio que tiene la compañía, quienes recopilan la información en formatos o Sistemas internos propios de la compañía.  

Clientes 

Personal (Nombre, Identificación, Dirección, teléfono, Email y contacto), Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos interés) 

Creación base de datos, relaciones contractuales y comerciales.

FORMATOS EN GENERAL: Formatos o formularios (f ísicos o electrónicos ) relacionados con las diferentes actividades de la compañía

Proveedores, clientes y/o prospectos.  

Personal (Nombre, Identificación, Dirección, teléfono, Email y contacto), Comercial (Tipo de actividad, cargo, productos interés) 

Creación y/o Actualización base de datos, relaciones contractuales y comerciales.

VI. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

A. DERECHOS 

Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar, completar y rectificar sus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos. 

b. Recibir información respecto del uso de sus datos personales. 

c. Podrá revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos en nuestra base de datos. 

d. Consultar y Acceder a sus datos personales que sean objeto de Tratamiento y uso por nuestra Compañía.

e. Consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en el presente documento.

f. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales. 

B. OBLIGACIONES

Todo titular de la información deberá suministrar los datos personales e información, así:

a. De manera clara, completa, exacta, comprobable y comprensible. 

b. Dar respuesta al responsable de la información con el fin de aclarar, completar o eliminar datos o información que se encuentre parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a error. 

c. Dar la autorización bajo los parámetros de la presente política y establecidos en la norma, para el uso y tratamiento de la información y datos personales. 

d. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales. 

VII. DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACION. 

A. DERECHOS 

El responsable de la Información tiene los siguientes derechos:

a. Solicitar al titular la aclaración, corrección o complemento de la información o datos que se hayan suministrado de forma errónea, incompleta o fraccionada. 

b. No será responsable por el uso de información errónea, falsa o incompleta que induzca a error.

c. Usar la información para los fines que fue autorizada. 

d. Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales. 

B. OBLIGACIONES

El responsable de la Información deberá tratar los datos personales e información, así:

a) Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este; 

b) Contestar a los titulares bajo los términos y condiciones de esta política, las consultas, quejas y reclamos. 

d) Informar sobre dirección física o electrónica y teléfono del encargado de atender los temas relacionados en la presente consulta. 

e) Dar un tratamiento y uso a Los Datos Personales durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su Tratamiento lo requieran y según lo autorizado por su titular.

VIII. RECOPILACION Y AUTORIZACIÓN DE USO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares, ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS solicitará e Implementará los siguientes procesos para obtener la Autorización de obtención del datos personales e información.

MEDIO DE RECOLECCIÓN INFORMACIÓN PROCESO CAPTURA DE DATOS

Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la Empresa. 

- En cada evento la compañía podrá contar con planillas de recolección de información, volantes de registro o cualquier formato que considere pertinente.

- Los asesores o personas de protocolo solicitan a los titulares de la información el diligenciamiento de los formatos respectivos, solicitando la autorización de uso de esta información, lo cual se demuestra con la firmar del titular. 

- Estas planillas y formatos se mantienen en nuestra base de datos y se actualizan según las políticas de este documento.

Fuerza Comercial: Información suministrada por el titular al Asesor, vendedor o personal de la compañía, para el diligenciamiento de Formatos o ingreso de datos al sistema.  

- El asesor comercial o de cualquier área que tenga contacto con los Clientes de la compañía, procederá a solicitar los Datos Personales y si es del caso o necesario para la relación jurídica o comercial, información adicional, la cual se carga en el sistema interno, para nuestra base de datos, consulta y fines comerciales pertinentes. 

- Adicionalmente, el asesor informa al cliente que su información hará parte de nuestra base de datos, quien podrá manifestar su aceptación verbalmente o por cualquier actuación inequívoca, tales como: Envío de orden de compra o servicio, emisión de factura o suministro voluntario de los datos requeridos por el asesor.

Formato en General: Formatos o formularios (físicos o electrónicos ) relacionados con las diferentes actividades de la compañía  

- Los Proveedores, clientes y/o prospectos, diligenciaran los formatos respectivos que sean suministrados por el asesor o persona responsable de la Compañía, manifestando su autorización del uso de sus datos personales mediante el envío de esta información, por correo electrónico o documento radicado en la sede respectiva de la Compañía. 

a. EXCEPCIONES PARA LA AUTORIZACION:

El proceso de autorización señalado en este numeral no es necesario en los siguientes casos: 

a) Información requerida por una entidad pública, administrativa o por orden judicial; 

b) Datos de naturaleza pública; 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria; 

d) información que por ley se requiera para fines históricos, estadísticos o científicos; 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

IX.  Reclamos y Consultas. 

El titular podrá presentar sus reclamos o consultas de forma escrita mediante el correo electrónico infomotores@isuzureman.com.co o en carta radicada en la Kra 72 57 H 89 SUR Bogotá - Colombia. Solicitud que debe contener: 

1. Nombre e Identificación 

2. Teléfono (Fijo o Celular) en el que se pueda ubicar.

3. Dirección física y/o correo electrónico.

4. Descripción precisa, clara y comprensible del reclamo o consulta que se quiere realizar. En caso del reclamo los argumentos y soportes respectivos sobre los presuntos incumplimientos. 

5. En caso de personas jurídicas allegar la información de la persona autorizada para recibir la respuesta. 

En caso de no recibir manifestación expresa de la autorización para el uso de la información y datos personales según lo establecido en esta política, estos permanecerán en nuestra base de datos, no obstante, el titular podrá consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en este documento y los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos y consultas son: 

RECLAMOS 

1. El reclamo se formulará por escrito y será revisado por el responsable, por lo que en caso de que el reclamo este incompleto, se requerirá al titular para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, corrija, subsane y complete el reclamo. 

2.  En caso de que dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de aclaración el solicitante no presenta la aclaración, se entenderá el desistimiento del reclamo. 

3. Se dará respuesta al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo (en cumplimiento a los términos de la política y la normatividad). 

4. En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

CONSULTAS

1. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

2. En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico infomotores@isuzureman.com.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

a) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS pondrá a disposición del Titular el correo electrónico infomotores@isuzureman.com.co

Si vencido el término legal respectivo, ISUZI REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

X.-  Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales.

Para la transferencia y transmisión de datos personales de los titulares, ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ISUZU REMANUFACTURA DE COLOMBIA SAS no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir su Información Personal. 

Se suscribe la presente política por parte del Representante Legal para todos los efectos legales y especialmente para dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 del 2.012 y el Decreto 1377 del 3.013.